Управленческий учет при 800+ операциях в месяц: кейс автоматизации ДДС в TrueStats

В этой статье разберём реальный кейс компании, которая справилась с хаосом при 800+ операциях в месяц, автоматизировав управленческий учет через TrueStats, и какие инструменты для этого использовала.

Обратная сторона масштабирования бизнеса

Чем больше растет бизнес, тем парадоксальнее становится ситуация: расчетных счетов больше, кабинетов маркетплейсов больше, операций в месяц — сотни. Но времени на сам бизнес остается все меньше.

Почему? Потому что оно уходит на рутину управленческого учета.

Крупная компания обратилась к нам с классической проблемой масштабирования: собственное производство, розница и продажи на маркетплейсах (преимущественно по FBS). Каждый месяц — более 800 финансовых операций, несколько расчетных счетов, постоянные переводы на депозиты и обратно, дебетовые карты, подотчетные средства, личные расходы собственника.

ДДС вели в Google-таблице, бухгалтерию — в 1С, товарный учёт — в «МойСклад». На бумаге система была выстроена. На практике требовалась огромная ручная работа, чтобы всё это свести воедино и держать актуальным. Каждую операцию нужно правильно классифицировать, переводы между собственными счетами не перепутать с реальными расходами, отдельно контролировать карты, депозиты, подотчёт.

Задача была одна: найти способ автоматизировать этот хаос без потери контроля и конфиденциальности.

Боли крупного селлера: хаос в транзакциях и конфиденциальность

Сложная финансовая структура — это не преимущество, это боль.

Когда у вас одновременно работают:

• несколько расчетных счетов
• депозиты (деньги замораживаются и возвращаются)
• дебетовые карты
• подотчетные средства (деньги выданы сотруднику)
• личные расходы собственника, которые иногда оплачиваются с корпоративного счета

...то каждый месяц приходится разбираться в сотнях операций вручную.

Перенос учета в TrueStats без слома привычной логики

Решение было нестандартным: не перестраивать существующую финансовую модель под сервис, а наоборот — настроить сервис под ту логику, по которой компания уже работает.

Магия автоправил: как уничтожить ручную разноску операций

Ключевая фишка была в автоправилах распределения операций в TrueStats — это функция, которая автоматически классифицирует транзакции по установленным селлером критериям.

Вместо того чтобы каждый месяц вручную рассортировывать 800+ операций, компания настроила набор правил, которые понимают:

• Если на счете операция с суммой X и назначением платежа "Депозит WB" → это пополнение депозита (внутренний поток)
• Если на счете операция с суммой Y от "МойСклада" → это расход на товар
• Если на счете операция "Зарплата сотруднику" → это подотчетная выплата

Единое окно управления: когда финансы и маркетплейсы объединены

Главное, что получила компания — это не просто автоматизированный ДДС.

Главное — это единая картина бизнеса.

В одном интерфейсе TrueStats теперь собраны:

Теперь собственник может в один момент увидеть, например: "На счете 50 000 ₽, маркетплейсы приносят 100 000 ₽ в неделю, но FBS-товары теряют на доставке". Раньше эта информация была разбросана по пяти разным источникам.

Делегирование рутины: услуга «Финансовый менеджер»

Автоматизация — это лишь полдела. Кто-то должен следить за актуальностью данных, адаптировать систему при изменениях в бизнесе, разбираться с исключениями.

Вот зачем нужна услуга финансовый консалтинг для бизнеса в рамках сервиса — специалист берет эту рутину на себя.

Удаленный финменеджер:

• ✓ Настраивает структуру статей под реальный бизнес-процесс компании
• ✓ Создает и поддерживает автоправила распределения операций
• ✓ Разбирается с переводами между счетами, картами, депозитами и подотчётом
• ✓ Распределяет операции по нужным статьям вручную (когда автоправила не срабатывают)
• ✓ Следит, чтобы данные оставались актуальными и корректными
• ✓ При необходимости адаптирует систему учёта по мере изменений в бизнесе

Что меняется, когда финансы упорядочены

Этот кейс показывает главное:

Порядок в финансах — это не просто красивые отчеты. Это четкое понимание, где находятся деньги, куда они уходят и сколько бизнес реально зарабатывает прямо сейчас.

Компания сохранила гибкость своей прежней системы учёта (Google-таблица + 1С + МойСклад), но убрала значительную часть ручной рутины. Теперь при 800+ операциях в месяц ручной работы остается совсем немного — остальное делают автоправила распределения операций.

И самое важное: финансовые данные теперь не существуют отдельно от остальных показателей бизнеса. Управленческий учет маркетплейцов перестал быть кучей разрозненных цифр — он стал единым инструментом для принятия решений.

TrueStats отзывы от подобных клиентов часто содержат одно: "Наконец-то мы видим реальную картину бизнеса, а не тратим время на сведение таблиц."

Если у вас тоже 800+ операций в месяц и вы тратите часы на то, чтобы просто разобраться как привести ддс в порядок — пора это автоматизировать.

Часто задаваемые вопросы